Ebben a blogsorozatban a levélírás fortélyait szeretném átadni neked, és az első részben már letisztáztuk, hogy formailag és a levél felépítést tekintve mit érdemes tudni, olvasd el itt ezt a részt. A második részben pedig a baráti/informális levelekben mélyültünk el, hogy a megfelelő stílusban tudd megírni az ilyen jellegű leveleket. A megszólításon, lezáráson és elköszönésen túl, panelmondatokat is adtam neked, amiket bármikor előkaphatsz az ilyen jellegű levelek írásakor. Olvasd el a 2. részt itt.
A mai részben pedig elkezdünk belemenni a hivatalos vagy más néven formális levelek világába, ami sokszor az üzleti levelek világa is lesz. Azt azonban tudnod kell, hogy ez egy jóval komplexebb világ, így több részben fogjuk átrágni magunkat rajta. De kezdjük az elején!
Függetlenül attól, hogy üzleti világban, irodában dolgozol, ahol időközönként hivatalos leveleket is kell írnod, vagy nyelvvizsgára készülsz, a hivatalos leveleknek nagyon sok típusával találkozhatsz és érdemes megismerkedned mindegyik típussal alaposabban, hogy te is képes legyél hasonló stílusú levelek megírására angolul.
Melyek a leggyakoribb típusai a hivatalos leveleknek:
- érdeklődő/információt kérő levél
- panaszlevél
- jelentkezési / pályázó levél (motivációs levél)
- megrendelő levél
- válaszlevél (panaszra/érdeklődésre/kapcsolatfelvételre)
Természetesen másfajta típusok is előfordulhatnak, de most igyekeztem a legfontosabbakat összeválogatni és mielőtt belemennénk az egyes típusokról mit kell tudni, tisztázzuk le a formai követelményeket, szabályokat, melyek globális érvényűek a hivatalos levelek esetében.
Mire figyelj oda, ha hivatalos levelet írsz?
- a tárgy mező pontos kitöltésére (ha email-t írsz)
- a hivatalos megszólításra
- a stílus kapcsán abszolút kerüld a szlenget (pl. ain’t, gonna, ad, lab, gotta stb.), az idiómák (pl. it’s a piece of cake, out of the blue stb. ) és a ’phrasal verb’-ök (pl. map out, hold on, take after, call off stb.)
- kerüld az összevont alakok/összevonások használatát (pl. don’t, can’t, haven’t, shouldn’t stb.), helyettük írd ki ezeket két szóban (pl. do not, cannot, have not, should not stb.)
- a megfelelő elköszönésre
- a teljes neves aláírásra
- az udvarias, választékos, ugyanakkor határozott stílusra
Az egyes típusok esetén természetesen a tárgy teljesen más lesz és a kezdő, záró gondolat is, viszont szinte mindegyik levélnél a megszólításra ás a zárásra a következő szabályok érvényesek:
- Megszólítás
Attól függően, hogy kinek írunk és van-e pontos nevünk a következőkre figyeljünk:
- ha van pontos nevünk akkor a vezetéknevén szólítsuk meg (pl. Dear Mr Reager, Dear Ms Taylor, Dear Mrs Southleton,)
- és a magyarral ellentétben, a megszólítás után ne felkiáltójelet, hanem vesszőt tegyünk ez esetben is
- ha nem tudjuk a pontos nevet, akkor használjuk ezt: Dear Sir/Madam,
- ha viszont egy szervezetnek/intézetnek/részlegnek kell írjunk, és különösen udvariasak szeretnénk lenni, akkor használjuk ezt a megszólítást: To Whom it May Concern,
- Elköszönés
Az elköszönés és az aláírás is ugyanúgy fontos része a formális levelünknek. Attól függően, hogy tudjuk-e az illető személy nevét, vagy általános megszólítást használtunk, többféle módon köszönhetünk el és a teljes nevünket se felejtsük el a vessző alatti részre írni.
a. ha tudjuk a pontos nevet, akkor az elköszönésünk:
Yours faithfully, = Tisztelt híve
b. ha nem tudjuk a pontos nevet, általános megszólítást használunk, akkor az elköszönésünk:
Yours sincerely, = Tisztelt híve
Kicsit kevésbé hivatalos, de udvarias elköszönési forma még olyanokkal, akikkel már kapcsolatban vagyunk egy ideje, de szeretnénk fenntartani az udvarias hangnemet:
Best/kind regards, = Üdvözlettel
Regards, = Üdvözlettel
All the best, = Minden jót
Első lépésként ezekre figyelj oda, ha hivatalos/üzleti levelet akarsz írni angolul és a következő részben pedig elkezdjük az egyes típusokat is egyenként szétszedni és panelmondatokat hozok majd neked, melyeket készen tudsz majd használni. Addig is ültesd gyakorlatba az itt tanultakat!
0válaszok erre "HOGYAN ÍRJ HIVATALOS/FORMÁLIS/ÜZLETI LEVELET?"